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Es necesario que quienes estén asociados con el sistema o afectados por el mismo deben conocer con detalle cuáles serán sus papeles, cómo pueden usar el sistema y deben conocer que hará o no hará el sistema. De acuerdo a lo anterior tanto los operadores como usuarios del sistema necesitan capacitación.
Capacitación de usuarios
La capacitación de usuarios puede implicar el uso de equipo, particularmente en caso en que el equipo este en uso y la persona en cuestión sea al mismo tiempo operador y usuario. En estos casos, primero se debe capacitar a los usuarios sobre cómo operar el equipo. Preguntas que pueden parecer triviales para el analista, por ejemplo, cómo prender una terminal, cómo introducir un diskette en una microcomputadora, o cuándo se debe apagar el equipo sin el peligro de perder datos, son problemas importantes para los nuevos usuarios que no están familiarizados con las computadoras.
La capacitación de los usuarios también incluirá la identificación de los problemas, determinando si el problema que surge es causado por el equipo o el software o por algo hecho por ellos al usar el sistema.
Las actividades de manejo de datos que reciben la mayor atención en la capacitación de usuarios son la captura de datos (cómo guardar nuevas transacciones), la edición de datos (cómo modificar datos gravados previamente), la formulación de consultas (cómo localizar registros específicos u obtener respuestas a preguntas) y el borrado de registro de datos. Lo que quiere decir que la mayor parte del tiempo la capacitación se dedicara a esta área.
De vez en cuando, los usuarios deberán preparar discos, meter papel en las impresoras, cambiar cintas de las impresoras, puesto que ningún programa de capacitación esta completo sin dedicarle tiempo a las actividades de mantenimiento de sistemas.
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